Finančná správa nepredpisuje jednu konkrétnu značku aplikácie. Pri 100 % odpočte DPH však vyžaduje elektronické záznamy, ktoré vie ďalej spracovať. Vo svojom oficiálnom vysvetlení uvádza ako príklad MS Excel a výslovne hovorí, že PDF sa za elektronicky spracovateľný formát nepovažuje.

Správna kombinácia je preto: úplné údaje v XLSX alebo inom spracovateľnom formáte a PDF iba ako pohodlný čitateľný súhrn.

Čo znamená elektronicky spracovateľný formát

Kontrolór musí vedieť s údajmi pracovať: zoradiť ich, filtrovať, porovnať kilometre alebo skontrolovať jednotlivé obdobia. Tabuľka XLSX alebo vhodný dátový export obsahuje hodnoty v samostatných stĺpcoch. PDF je prevažne vizuálny dokument; údaje sa z neho nedajú spoľahlivo hromadne spracovať.

To neznamená, že PDF je zbytočné. Je vhodné na:

  • rýchlu ľudskú kontrolu,
  • tlač a interné schválenie,
  • prehľadné zobrazenie súčtov,
  • doplnkovú kópiu v archíve.

Nie je však bezpečné poskytnúť iba PDF, ak výzva požaduje elektronické záznamy podľa § 85n ods. 6.

Čo musí dátový export obsahovať

Zákon požaduje záznamy osobitne za každé vozidlo. Podľa § 85n ods. 6 majú obsahovať najmä:

  1. VIN,
  2. EČV, názov a typ vozidla,
  3. stav počítadla pri začatí evidencie, na konci každého zdaňovacieho obdobia a pri ukončení,
  4. poradové číslo každej jazdy,
  5. meno a priezvisko vodiča,
  6. dátum a čas začatia aj skončenia jazdy,
  7. podnikateľský účel jazdy,
  8. miesto začatia a skončenia,
  9. počet kilometrov a tachometer pred aj po jazde,
  10. súvisiace tovary a služby so špecifikáciou, cenou bez DPH a dátumom.

Ak tabuľka obsahuje iba dátum, trasu a kilometre, nie je úplná len preto, že má príponu XLSX. Formát je iba obal; rozhodujú aj údaje vo vnútri.

Excel vytvorený ručne

Ručný Excel môže byť elektronicky spracovateľný a Finančná správa ho uvádza ako príklad vhodného formátu. Používateľ však musí sám zabezpečiť úplnosť, nadväznosť a oddelenie údajov za každé vozidlo.

Najčastejšie problémy ručnej tabuľky sú:

  • chýbajúci čas skončenia jazdy,
  • neurčitý účel jazdy,
  • medzery medzi konečným a nasledujúcim počiatočným tachometrom,
  • zmiešanie viacerých vozidiel bez jasného členenia,
  • chýbajúce PHM, servis alebo iné súvisiace položky,
  • prepísané vzorce a nesprávne súčty,
  • nejasná verzia odovzdaná účtovníkovi.

Na jednoduchý začiatok môžete použiť vzor knihy jázd v Exceli, no pred uplatnením 100 % odpočtu ho porovnajte s aktuálnymi náležitosťami § 85n.

Čo pridáva aplikácia

Aplikácia nie je zákonnou povinnosťou. Jej úlohou je znížiť riziko, že požadované údaje chýbajú alebo si odporujú. Dobré riešenie vie:

  • držať jazdy oddelene podľa vozidla,
  • kontrolovať nadväznosť tachometra,
  • vyžadovať vodiča, čas a účel,
  • pripojiť tankovania a servis,
  • vytvoriť jednotný XLSX export,
  • uchovať ročné verzie archívu,
  • upozorniť na zmenu údajov po uzávierke.

Pozrite si funkcie Elektronickej knihy jázd a cenové balíky. Ani aplikácia však nevie garantovať vecnú pravdivosť údaja, ktorý používateľ zadá nesprávne. Pred exportom treba dáta skontrolovať.

PDF a podpis nie sú náhradou za dáta

Ani pekne graficky upravené PDF, elektronický podpis či kontrolný odtlačok nemenia PDF na tabuľkové dáta. Podpis alebo hash môže pomôcť preukázať, že konkrétny súbor nebol zmenený, ale nerieši jeho spracovateľnosť ani obsahovú úplnosť.

Pre dlhodobé uchovanie má zmysel uložiť XLSX aj PDF a evidovať ich kontrolné odtlačky. Viac vysvetľujeme v článku Ako dlho archivovať knihu jázd.

Kontrola exportu pred odovzdaním

Pred odoslaním účtovníkovi alebo daňovému úradu si položte tieto otázky:

  • Je export vytvorený samostatne za každé auto?
  • Je správne uvedený VIN, EČV, názov a typ?
  • Má každá jazda začiatok aj koniec času?
  • Je pri každej jazde konkrétny vodič a účel?
  • Nadväzuje tachometer bez nevysvetlených medzier?
  • Sú uvedené náklady bez DPH podľa skutočných dokladov?
  • Je zrejmé zdaňovacie obdobie a stav kilometrov na jeho konci?
  • Dokáže príjemca tabuľku otvoriť, filtrovať a skontrolovať?

Dôležité pri cene bez DPH

Cena bez DPH sa nemá dopočítavať jednou pevnou sadzbou zo všetkých platieb. Doklady môžu mať rozdielny režim: základnú alebo zníženú sadzbu, oslobodenie, zahraničné plnenie či prenesenie daňovej povinnosti. Najspoľahlivejšie je uložiť základ dane a DPH priamo podľa konkrétneho dokladu.

Ak systém automaticky delí každú sumu rovnakým číslom, výsledok treba pred zákonným exportom overiť. Platí to najmä pri servise, poistení, zahraničných nákupoch a zmiešaných dokladoch.

Často kladené otázky

Je Excel podľa zákona povolený?

Áno. Finančná správa výslovne uvádza MS Excel ako príklad ďalej elektronicky spracovateľného formátu. Tabuľka však musí obsahovať požadované záznamy a byť úplná za konkrétne vozidlo.

Stačí daňovému úradu PDF?

Nie ako jediný formát záznamov podľa § 85n ods. 6. Finančná správa uvádza, že PDF sa za elektronicky spracovateľný formát nepovažuje. Môže byť doplnkovým čitateľným reportom.

Musím používať platenú aplikáciu?

Nie. Zákon neurčuje konkrétny softvér. Aplikácia šetrí prácu a pomáha kontrolovať úplnosť, ale rozhodujú skutočné údaje a správny výstup.

Je CSV rovnako vhodné ako XLSX?

CSV je strojovo spracovateľný formát, ale horšie nesie viac tabuliek, formátovanie a vysvetlivky. Ak výzva neurčí konkrétny formát, vhodnosť závisí od štruktúry exportu. XLSX je praktický na samostatné listy pre jazdy, tankovania a servis.

Môžem v Exceli údaje po exporte opraviť?

Technicky áno, ale potom musí byť jasné, ktorá verzia je aktuálna a prečo sa zmenila. Bezpečnejšie je opraviť zdrojové dáta v aplikácii a vytvoriť nový export, aby rovnaké údaje zostali aj v systéme a archíve.

Zdroje a odborné upozornenie

Článok je informačný a vychádza zo stavu overeného 24. septembra 2026. Nenahrádza individuálne daňové ani právne poradenstvo.